Sporveien årsrapport 2018

64 Årsrapport 2018 Del 5 | STYRING forsamlingen behandler og avgjør saker i henhold til norsk lov, herunder godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, utdeling av utbytte, valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse. Det er også generalforsamlingen som utpeker aksjonærvalgte medlemmer til bedriftsforsamlingen og vedtar vedtektsendringer. Sporveiens eksterne revisor er uavhengig i sin rolle til Sporveien, og oppnevnes av general‑ forsamlingen. 7. VALGKOMITÉ Generalforsamlingen har ikke oppnevnt en valgkomité. For mer informasjon omvalg av styremedlemmer, se neste punkt. 8. BEDRIFTSFORSAMLING OG STYRE, SAMMENSETNING OG UAVHENGIGHET Sporveiens bedriftsforsamling velges av generalforsamlingen. Bedriftsforsamlingen skal bestå av tolv medlemmer. Åtte medlemmer og ett til tre varamedlemmer velges av general‑ forsamlingen. Fire medlemmer med fire varamenn velges av og blant de ansatte, etter bestemmelsene fastsatt i aksjeloven og forskrifter gitt i medhold av denne. Funksjonstiden for bedrifts‑ forsamlingens medlemmer er normalt to år. Bedriftsforsam‑ lingen velger en leder og nestleder blant sine medlemmer. Bedriftsforsamlingen møtes minst to ganger i året. Selskapets styre skal ha seks til åtte medlemmer etter general‑ forsamlingens nærmere beslutning. Styret velges av bedrifts‑ forsamlingen i henhold til de bestemmelser som gjelder for selskap med bedriftsforsamling fastsatt i aksjeloven og forskrifter medhold av denne. For de to styremedlemmer som eventuelt velges blant de ansatte, velges fire varamenn som skal kalles inn i den rekkefølge de er valgt. Funksjonstiden for styremedlemmer er normalt to år. Styret er innsatt av eier for å ivareta det mangfoldet av interesser som knytter seg til Sporveiens forretningsdrift. Vi forutsetter at styret opererer med tyngde og selvstendighet, både overfor og på vegne av disse interessene. Ledende ansatte er ikke medlem av konsernstyret, og eier ikke aksjer i selskapet. Informasjon om ledelse og styre er lagt ut påwww.sporveien. com. Generalforsamlingsfullmakten i heleide datterselskap tilligger konsernstyret. 9. STYRETS ARBEID Styret følger aksjelovens krav om å forvalte selskapets verdier på vegne av eierne. Styrets arbeid er fastsatt i egen instruks av 14.10.2015. Styret arbeider etter en årlig arbeidsplan med vekt på hovedoppgaver sommål, strategi, organisering og kontroll av virksomheten. Styret evaluerer årlig sin virksomhet. Styret har fastsatt egen instruks for konsernsjef, og har etablert under-komitéer for arbeidet med oppnevnelse av revisjons‑ komité og kompensasjonskomité. Det ble avholdt åtte styre‑ møter i 2018. 10. RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL Sporveien er eksponert for risiko på en rekke områder og gjennomhele verdikjeden. Risikohåndtering er viktig for verdi‑ skapingen og er en integrert del av alle forretningsaktiviteter. Oppfølging gjøres innenfor den respektive enhet ved hjelp av prosedyrer for overvåking av risiko og tiltak for risiko­ avlastning. Som en del av dette er det utarbeidet retnings‑ linjer, rutiner, håndbøker og fullmaktsmatriser for å styre og kontrollere selskapets økonomi, regnskap og finansiering. Vi gjennomfører årlig risikoanalyser for konsernets aktiviteter, og evaluerer og iverksetter tiltak for å styre risikobildet. Styret gjennomgår årlig selskapets risikostyring og internkontroll. Risk Management Forum (RMF) ble vedtatt etablert i 2017. Dette er et rådgivende og forberedende organ for konsern­ ledelse, revisjonskomite og styre i saker som gjelder risiko­ styring og internkontroll, og skal bidra til helhetlig risiko­ styring og hensiktsmessig koordinering mellom enheter i Sporveien. En hovedoppgave for RMF i 2018 har vært arbeid med rapportering til styret av Sporveiskonsernets samlede og helhetlige risiko knyttet til eierstyring og selskapsledelse. 11. GODTGJØRELSE TIL STYRET Godtgjørelse til styre oppgis i note til årsregnskapet. Godt­ gjørelse til styret er ikke resultatavhengig, og styremedlem‑ mene deltar ikke i insentiv- eller opsjonsprogrammer. 12. GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE Styret tilsetter konsernsjef og fastsetter tilsettingsvilkårene for denne. Styrets kompensasjonskomité evaluerer årlig konsern‑ sjefens arbeids- og lønnsvilkår, og gjennomgår betingelsene til øvrige ledende ansatte. Konsernsjefen har fullmakt til å fastsette lønn og annen kompensasjon for konsernets øverste ledelse, innenfor de prinsipper for lederlønn som er fastsatt av styret. Godtgjørelse til konsernsjef er beskrevet i note 4 til årsregnskapet. Medlemmer av konsernledelsen mottar ikke ekstra godtgjørelse for styreverv i datterselskap. 13. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Sporveien legger vekt på å ha en åpen og ærlig kommunikasjon med alle interessenter, med størst fokus på de som berøres direkte av vår virksomhet. Vår informasjon til eier, långivere og finansmarkedene skal gi tilstrekkelig grunnlag til å kunne vurdere underliggende verdier og risiko i selskapet. For å sikre forutsigbarhet skal eier og finansmarkedene likebehandles, og informasjon skal kommuniseres til rett tid. Sporveiens